These Terms apply to all services offered by East Coast Virtual Solutions Inc., including but not limited to:
All quotes, proposals, and scope-of-work documents issued by ECVS are valid for 30 days from the date of issue unless otherwise stated.
A proposal is not a binding commitment by either party until both of the following have occurred:
Verbal commitments, emails, or informal conversations do not constitute a binding contract. All changes to agreed scope must be confirmed in writing.
ECVS invoices via Invoice Ninja. Invoices are issued at the start of each month for ongoing retainers, and upon milestone completion for project-based work, unless otherwise agreed in writing.
All invoices are due within 14 days of the invoice date (net-14) unless a different schedule is specified in the signed proposal.
Setup fees cover scoping, onboarding, account configuration, and initial build time. Setup fees are non-negotiable and are due in full before project work begins. They are non-refundable once work has commenced.
All AI for Business retainers require a minimum commitment of 3 consecutive months. Monthly retainer fees are billed at the start of each month. Website maintenance plans have no minimum commitment period unless otherwise stated.
Invoices not paid within 14 days are considered overdue. ECVS reserves the right to:
All prices quoted are in Canadian dollars (CAD) and are exclusive of applicable federal and provincial taxes. GST/HST will be applied to all invoices as required by Canadian tax law. ECVS GST/HST number is available on request.
ECVS accepts e-Transfer, credit card (via invoice link), and pre-authorized bank debit. Cheques are accepted for amounts over $500 only. Payment instructions are included on each invoice.
| Service | Setup / One-Time | Monthly | Minimum Term |
|---|---|---|---|
| Pilot Bot | $750 | $999/mo | 3 months |
| Starter AI | $1,500 | $799/mo | 3 months |
| Pro AI | $3,000 | $1,299/mo | 3 months |
| Enterprise AI | $5,000+ | $1,999+/mo | Custom |
| Landing Page | $499 | N/A | None |
| Starter Site | $1,500 | N/A | None |
| Business Site | $3,200 | N/A | None |
| Monthly Maintenance | N/A | $149–$299/mo | None |
| Lunch-and-Learn | $600 | N/A | None |
| Half-Day Workshop | $1,200 | N/A | None |
| 1-on-1 Consulting | $175/hr | N/A | None |
Prices are subject to change. Rates locked in a signed agreement remain valid for the duration of that agreement.
The scope of each engagement is defined in the signed proposal or statement of work. ECVS will deliver what is explicitly listed in that document.
Any work not explicitly listed in the signed proposal is out of scope and requires a separate written change order before ECVS will begin that work. This includes, but is not limited to, additional pages, integrations, channels, languages, content creation, photography, copywriting, or training sessions beyond those quoted.
Change orders will be issued in writing and must be approved and paid (or agreed billing terms confirmed) before work proceeds. ECVS does not absorb scope creep. If a Client requests additional work informally, ECVS will issue a written change order before proceeding.
Timelines stated in proposals are estimates based on standard project conditions and are contingent on timely Client cooperation (see Section 7). ECVS will communicate proactively if timelines are at risk.
ECVS is not liable for delays caused by:
A revised timeline will be communicated in writing if a delay occurs. Where Client delays cause a project to extend beyond the originally quoted timeline, ECVS reserves the right to re-price ongoing work at then-current rates.
Upon receipt of full payment for a completed project, ECVS assigns to the Client all rights to the final deliverables specific to that project, including website design files, custom-built chatbot conversation flows, and custom automation configurations.
ECVS retains ownership of:
Chatbot platforms (Voiceflow, Botpress), CMS systems (WordPress, Webflow), e-commerce platforms (Shopify, WooCommerce), and automation tools (Make, Zapier, n8n) are licensed under their own terms. The Client is responsible for maintaining any direct subscriptions required after project handoff.
ECVS reserves the right to reference completed work in its portfolio, proposals, and marketing materials, including the Client's business name, industry, and a description of the project outcome, unless the Client requests otherwise in writing.
The Client agrees to:
Failure to meet these responsibilities may result in project delays for which ECVS bears no liability.
ECVS handles all personal information in accordance with the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) and applicable provincial privacy legislation. Any engagement involving Client customer personal data requires a signed Data Processing Agreement (DPA) before work begins.
ECVS does not submit identifiable personal information (including names, email addresses, phone numbers, health data, or social insurance numbers) to AI APIs including Claude, ChatGPT, or any third-party AI service. All information used in AI tools is anonymized prior to use.
Clients in the healthcare sector are subject to New Brunswick's Personal Health Information Privacy and Access Act (PHIPA). Chatbots deployed for healthcare clients will not collect symptoms, diagnoses, or clinical information. Healthcare engagements require both a DPA and a signed Information Sharing Agreement (ISA) before work commences.
Both parties agree to keep confidential any non-public business information shared during the engagement. ECVS will not disclose Client business information, strategies, or data to third parties without written consent, except as required by law.
Where ECVS assists with email or messaging tools, the Client is solely responsible for maintaining CASL-compliant subscriber consent records. ECVS does not send commercial electronic messages on the Client's behalf without confirmed consent records.
ECVS warrants that services will be performed with reasonable skill and care, consistent with industry standards for the scope and budget of each engagement.
ECVS does not warrant:
All services are provided on an "as-is, as-available" basis beyond the specific deliverables listed in the signed proposal.
To the maximum extent permitted by applicable law, ECVS's total liability to the Client for any claim arising out of or related to these Terms or any services provided shall not exceed the total fees paid by the Client to ECVS in the 3 months immediately preceding the event giving rise to the claim.
ECVS will not be liable for:
Nothing in these Terms limits liability for fraud, gross negligence, or any liability that cannot be excluded under New Brunswick or Canadian law.
Either party may terminate an ongoing retainer or maintenance agreement by providing 30 days written notice, subject to minimum commitment periods.
AI for Business retainers have a 3-month minimum commitment. Early termination within this period does not relieve the Client of the obligation to pay fees through to the end of the minimum term.
ECVS may terminate immediately, without notice, if the Client:
Upon termination, ECVS will deliver all completed work for which full payment has been received. Work in progress will be invoiced on a pro-rata basis. ECVS will decommission any hosted services or access within 30 days of termination and delete chatbot conversation data within 30 days per Section 8.
These Terms and any disputes arising from them are governed by the laws of the Province of New Brunswick and the federal laws of Canada applicable therein, without regard to conflict of law principles.
Any legal proceedings shall be conducted in the courts of the Province of New Brunswick. Both parties consent to the exclusive jurisdiction of those courts.
ECVS encourages resolution of any disputes through direct communication first. Where a dispute cannot be resolved informally within 30 days, either party may pursue mediation through a mutually agreed mediator in Moncton, NB before initiating legal proceedings.
For questions about these Terms, invoices, or any aspect of your engagement with ECVS, please contact us:
ECVS reserves the right to update these Terms at any time. The current version will always be available at terms.eastcoastvirtualsolutions.com. Continued use of ECVS services after a material update constitutes acceptance of the revised Terms. Clients will be notified of material changes by email at least 14 days in advance.
Les présentes conditions s'appliquent à tous les services offerts par East Coast Virtual Solutions Inc., notamment :
Toutes les soumissions, propositions et documents de portée de travail émis par ECVS sont valides pendant 30 jours à compter de la date d'émission, sauf indication contraire.
Une proposition ne constitue pas un engagement contraignant pour l'une ou l'autre des parties tant que les deux conditions suivantes ne sont pas remplies :
Les engagements verbaux, courriels ou conversations informelles ne constituent pas un contrat contraignant. Toute modification à la portée convenue doit être confirmée par écrit.
ECVS facture via Invoice Ninja. Les factures sont émises au début de chaque mois pour les mandats récurrents, et à l'achèvement de chaque étape pour les projets ponctuels, sauf entente écrite contraire.
Toutes les factures sont payables dans les 14 jours suivant la date d'émission (net-14), sauf indication contraire dans la proposition signée.
Les frais d'installation couvrent la définition de la portée, l'intégration, la configuration des comptes et le temps de construction initial. Ils sont non négociables, exigibles en totalité avant le début des travaux, et non remboursables une fois les travaux commencés.
Tous les mandats IA pour les entreprises exigent un engagement minimum de 3 mois consécutifs. Les frais de mandat mensuel sont facturés au début de chaque mois. Les plans de maintenance de sites Web n'ont pas de période d'engagement minimum, sauf indication contraire.
Les factures non payées dans les 14 jours sont considérées en souffrance. ECVS se réserve le droit de :
Tous les prix sont en dollars canadiens (CAD), taxes applicables en sus. La TPS/TVH sera appliquée conformément à la législation fiscale canadienne. Le numéro de TPS/TVH d'ECVS est disponible sur demande.
ECVS accepte le virement électronique, la carte de crédit (via le lien de facture) et le débit bancaire préautorisé. Les chèques sont acceptés pour les montants supérieurs à 500 $.
La portée de chaque mandat est définie dans la proposition signée ou le document de portée de travail. ECVS livrera ce qui est explicitement listé dans ce document.
Tout travail non explicitement listé dans la proposition signée est hors portée et nécessite un ordre de modification écrit distinct avant qu'ECVS ne commence ce travail. Cela inclut, sans s'y limiter, les pages supplémentaires, les intégrations, les canaux, les langues, la création de contenu, la photographie, la rédaction ou les sessions de formation au-delà de ce qui a été soumissionné.
Les ordres de modification sont émis par écrit et doivent être approuvés et payés avant que les travaux ne commencent. ECVS n'absorbe pas les dépassements de portée.
Les échéanciers indiqués dans les propositions sont des estimations basées sur des conditions de projet standard et sont conditionnels à la coopération ponctuelle du Client (voir l'article 7). ECVS communiquera proactivement si les échéanciers sont à risque.
ECVS n'est pas responsable des retards causés par :
À la réception du paiement intégral d'un projet complété, ECVS cède au Client tous les droits sur les livrables finaux spécifiques à ce projet, incluant les fichiers de conception de site Web, les flux de conversation de chatbot développés sur mesure et les configurations d'automatisation personnalisées.
ECVS conserve la propriété des frameworks sous-jacents, des gabarits, des bibliothèques, des outils internes, des bibliothèques d'invites et des méthodologies propriétaires utilisés dans la réalisation du projet.
ECVS se réserve le droit de référencer les travaux complétés dans son portfolio et ses documents de marketing, incluant le nom de l'entreprise du Client, son secteur d'activité et une description du résultat du projet, sauf demande contraire écrite du Client.
Le Client s'engage à :
ECVS traite toutes les informations personnelles conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Toute intervention impliquant les données personnelles des clients du Client nécessite un Accord de traitement des données (ATD) signé avant le début des travaux.
ECVS ne soumet jamais de renseignements personnels identifiables (noms, courriels, numéros de téléphone, données de santé) à des API d'IA comme Claude ou ChatGPT. Toutes les informations utilisées dans ces outils sont préalablement anonymisées.
Les clients du secteur de la santé sont assujettis à la Loi sur l'accès et la protection en matière de renseignements personnels sur la santé (PHIPA) du Nouveau-Brunswick. Les chatbots déployés pour ces clients ne collecteront pas de symptômes, de diagnostics ou d'informations cliniques. Ces mandats nécessitent un ATD et un Accord de partage d'information (API) signés avant le début des travaux.
Les deux parties s'engagent à garder confidentielles toutes les informations commerciales non publiques partagées pendant le mandat. ECVS ne divulguera pas les informations, stratégies ou données du Client à des tiers sans consentement écrit, sauf si la loi l'exige.
ECVS garantit que les services seront exécutés avec des compétences et des soins raisonnables, conformément aux normes de l'industrie pour la portée et le budget de chaque mandat.
ECVS ne garantit pas :
Dans toute la mesure permise par la loi applicable, la responsabilité totale d'ECVS envers le Client pour toute réclamation découlant des présentes conditions ou des services fournis ne dépassera pas le total des frais payés par le Client à ECVS au cours des 3 mois précédant immédiatement l'événement à l'origine de la réclamation.
ECVS ne sera pas responsable :
Rien dans les présentes conditions ne limite la responsabilité pour fraude, négligence grave ou toute responsabilité ne pouvant être exclue en vertu du droit du Nouveau-Brunswick ou du droit canadien.
L'une ou l'autre des parties peut résilier un mandat récurrent ou un plan de maintenance en fournissant un préavis écrit de 30 jours, sous réserve des périodes d'engagement minimum.
Les mandats IA pour les entreprises ont un engagement minimum de 3 mois. La résiliation anticipée dans cette période ne libère pas le Client de l'obligation de payer les frais jusqu'à la fin du terme minimum.
ECVS peut résilier immédiatement, sans préavis, si le Client :
À la résiliation, ECVS livrera tous les travaux complétés pour lesquels le paiement intégral a été reçu. Les travaux en cours seront facturés au prorata. ECVS désactivera les services hébergés dans les 30 jours suivant la résiliation et supprimera les données de conversation des chatbots dans les 30 jours conformément à l'article 8.
Les présentes conditions et tout différend en découlant sont régis par les lois de la province du Nouveau-Brunswick et les lois fédérales du Canada applicables, sans égard aux principes de conflits de lois.
Toute procédure judiciaire sera conduite devant les tribunaux de la province du Nouveau-Brunswick. Les deux parties consentent à la juridiction exclusive de ces tribunaux.
ECVS encourage la résolution de tout différend par communication directe en premier lieu. Si aucune résolution informelle n'est trouvée dans un délai de 30 jours, les deux parties peuvent recourir à la médiation à Moncton (N.-B.) avant d'entamer des procédures judiciaires.
Pour toute question concernant les présentes conditions, vos factures ou tout aspect de votre mandat avec ECVS, veuillez nous contacter :
ECVS se réserve le droit de mettre à jour les présentes conditions à tout moment. La version actuelle sera toujours disponible à l'adresse terms.eastcoastvirtualsolutions.com. La poursuite de l'utilisation des services ECVS après une mise à jour importante vaut acceptation des nouvelles conditions. Les clients seront informés de tout changement important par courriel avec un préavis d'au moins 14 jours.